Elaborar um bom e-mail – definir o tom, fazer o seu ponto de vista e se deparar com profissional, mas não fora do comum – não é uma façanha fácil. Felizmente, existem maneiras de simplificar o processo, amplificar suas habilidades e melhorar sua experiência de trabalho global, fazendo boas impressões sobre todos.
Aqui, especialistas em comunicações corporativas explicam como enviar o e-mail de negócios ideal em qualquer cenário.
Siga a etiqueta tradicional do negócio
Quando em dúvida, siga as regras formais da correspondência. Por exemplo, comece a sua nota usando palavras como “querida – e certifique-se sempre de se dirigir à pessoa com o seu próprio título, seja senhor ou senhora.
Essa tem sido a maneira experimentada e verdadeira em termos de etiqueta de negócios. Começar com o pé direito (ou a palavra certa) ajuda a estabelecer credibilidade e respeito desde o início.
Ao assinar, use o termo “cumprimentos”. É a norma na linguagem profissional, diz ele.
Como você fica mais confortável com a pessoa que você está enviando e-mail, você pode começar a usar “melhores cumprimentos” e “cumprimentos calorosos” em vez disso, que são mais coloquiais, mas ainda profissional, diz ele. “Coisas como’ Melhor ‘são mais casuais”, mas “sinceramente” é um pouco formal demais.”
Siga a liderança da outra pessoa
Embora seja sempre uma boa ideia do lado do profissionalismo, sugere emular o tom da pessoa que está a enviar por e-mail. Por exemplo, se a pessoa é conhecida por usar emojis, você pode seguir sua liderança.
Em ambientes profissionais, você será levado mais a sério quanto mais igual a você. Combinando com o estilo do seu chefe, então, pode ajudá-lo ou vê-lo no mesmo campo de jogo.
É bom analisar o ambiente e o contexto e ajustar o seu estilo de acordo. Somente assim terá um envio e recebimento de e-mails condizente.